Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Кадровый электронный документооборот при удаленной и офисной работе

Развитие компьютерных технологий и пандемия подтолкнули законодателя к цифровизации трудовых отношений, разрешив дистанционное взаимодействие между работодателем и работником практически по всем вопросам.

Переход на электронное взаимодействие коснулся не только ежедневных рабочих процессов, но и кадрового документооборота – прием на работу, переводы, отпуска, командировки, сверхурочные и пр. Фактически все кадровые вопросы теперь можно решать без оформления на бумаге.

Оглавление:

Готовое решение для вашего бизнеса

Трудовой договор с программистом

Для оформления прав на служебное ПО за работодателем. Полностью соответствует требованиям инвесторов и заказчиков ПО.

Ознакомиться с решением

1.КЭДО – что это?

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - КЭДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (см. определение в ст. 22.1 Трудового кодекса РФ).

Как видно из определения, КЭДО может применяться как во взаимодействии с дистанционными работниками, так и при работе на стационарном рабочем месте.

Однако в первом случае использование КЭДО получило наибольшее распространение, поскольку отсутствие оперативной возможности обменяться бумажными вариантами документов обусловлено уже самим характером удаленной работы.

Основные положения КЭДО, порядок его введения и использования регламентируется ст.ст. 22.1 – 22.3 Трудового кодекса РФ.

Возможность заключения трудового договора и дополнительных соглашений к нему, расторжения трудового договора, ознакомления удаленного работника с локальными нормативными актами и прочие варианты взаимодействия с дистанционным работником путем обмена электронными документами было и ранее предусмотрено специальными положениями ст. 312.2-312.3 Трудового кодекса РФ.

Однако в ч. 5 ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, регламентирующей дистанционную (удаленную) работу, теперь закреплено, что

«работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 - 22.3 ТК РФ.».

2.Что требуется для введения КЭДО

Порядок введения КЭДО закреплен в ст. 22.2 Трудового кодекса РФ.

Процесс перехода на КЭДО состоит из нескольких поэтапных действий:

Подготовительный этап

Перед тем как переходить на электронный документооборот работодателю необходимо определиться с информационной системой (ИС), с использованием которой будет осуществляться КЭДО (на выбор):

• собственная ИС работодателя или
• <едеральная цифровая платформа «Работа в России».

Следует оценить свои финансовые возможности, поскольку:

1. Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию ИС работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ);
2. Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

Не лишним будет провести и предварительный опрос среди сотрудников относительно готовности перейти на КЭДО (например, если работники не дистанционные и работа большинства сотрудников ведется без использования компьютера, переход на КЭДО вряд ли будет целесообразен).

Основной этап

Данный этап состоит их нескольких шагов:

Шаг 1.<Работодателю необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА), вводящий КЭДО. В данном ЛНА необходимо закрепить:

• <сведения об ИС, используемой для КЭДО;
• порядок доступа к ИС работодателя;
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО;
• срок уведомления работников о переходе на КЭДО и дату введения КЭДО.

Шаг 2.Принять ЛНА о порядке осуществления электронного документооборота, в котором отразить:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абз. 4 ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Шаг 3. Уведомить каждого работника в установленный соответствующим ЛНА срок о переходе на КЭДО.

Шаг 4.Получить письменное согласие работника на переход на КЭДО.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2001 и у которых на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж.

Отсутствие согласия работника о переходе на КЭДО или отсутствие у него электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу или увольнения работника (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ).

3.Виды информационных систем для КЭДО

В пункте выше мы уже говорили о двух возможных разновидностях ИС - это собственная ИС работодателя или ИС «Работа в России» (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Рассмотрим подробнее основные особенности каждой из систем.

1. В случае выбора собственной ИС, все расходы на создание и эксплуатацию ИС ложатся на работодателя, в то время как использование ИС «Работа в России» планируется осуществлять на безвозмездных началах.
2. Поскольку ИС «Работа в России» создана не работодателем, то он ограничен в возможности влиять на функционал ИС, в то время как собственную ИС можно использовать для обмена не только КЭДО, но и например, для постановки служебных заданий, сделать оптимизировать функционал под документооборот с учетом особенности работы конкретной компании. Таким образом, собственная ИС видится более гибкой, по сравнению с ИС «Работа в России».
3. От вида ИС зависит какая электронная подпись может использоваться.

Так, при собственной ИС сторонами дополнительно может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора.

Кроме того, в случае применения ИС «Работа в России» ключ простой электронной подписи выдается при личной явке в соответствии с Правилами, установленными Правительством РФ, в то время как при собственной ИС стороны должны сами согласовать правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

4. Какая подпись используется для КЭДО

В статье 22.3 ТК РФ закреплены виды электронных подписей, которые могут использоваться при КЭДО:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простая электронная подпись.

Применение той или иной подписи в каждом конкретном случае будет зависеть от вида ИС, вида документа и статуса участника (работодатель или работник).

5. Какие документы нельзя оформить через КЭДО

В статье 22.1 ТК РФ установлено, что положения о КЭДО не применяются в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников,
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказа (распоряжения) об увольнении работника,
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Таким образом, вышеуказанные документы оформляются, как и прежде, на бумаге.

6. Какие требования предъявляются к электронным документам

При создании электронных документов должны соблюдаться единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).

Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утверждены Приказом Минтруда России № 578н от 20.09.2022.

Вышеуказанные требования вступили в силу с 01.03.2023 и применяются ко всем кадровым электронным документам, которые не дублируются на бумаге, за исключением документов, которые:

• созданы до 01.03.2023;
• подпадают под исключения из КЭДО (документы, оформляемые на бумаге: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда).

Единые требования устанавливают следующую структуру электронного документа:

1. Основная часть электронного документа, связанного с работой в виде файла в формате PDF/A-1A.
2. Приложения к основной части электронного документа, связанного с работой (при наличии), в виде файлов в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.
3. Электронная подпись (файл электронной подписи).
4. Машиночитаемая доверенность (МЧД) (при наличии), сформированная в соответствии с Приказом Минцифры России № 858 от 18.08.2021 – файл МЧД в формате XML или PDF.
5. Описание электронного документа, связанного с работой в структурированном виде, в отдельном файле формата XML.

КЭДО существенно упрощает и ускоряет взаимодействие между работодателем и работником (стационарным или дистанционным), позволяет сторонам оперативно ознакомиться со всеми кадровыми документами, отследить хронологию, существенно снижает риск утраты/потери кадровых документов, а также их неправильного / несвоевременного оформления (т.к. установленные шаблоны документов уже содержатся в ИС).

(C) Юридическая компания "АйТи-Лекс", 2023

Юристы в сфере ИТ

ИТ кадры