6 основных ошибок при подаче заявления в реестр российского ПО
Созданный изначально в целях ограничения использования государственными и муниципальными заказчиками зарубежного программного обеспечения, реестр российского программного обеспечения приобрел существенную значимость.
Наличие софта в отечественном реестре позволяет:
- воспользоваться налоговыми льготами и страховым взносам (освобождение от НДС, льготы по страховым взносам и налогу на прибыль),
- участвовать в тендерах (торгах, закупках),
- получить ИТ-аккредитацию в Минцифры по упрощенному варианту.
Помимо этого регистрация ПО в Реестре Минцифры выступает условием для подтверждения выполнения требований грантов, мер господдержки ИТ-отрасли, которых с каждым годом становится все больше.
Для включения в реестр российского программного обеспечения требуется не только заполнение электронного заявления, но и предоставление экземпляра программы, ряда технической документации (включая руководство пользователя, инструкцию по установке, описание архитектуры и жизненного цикла программы), а также документов, подтверждающих принадлежность правообладателю исключительного права на программное обеспечение.
Включение программного обеспечения в Реестр российского ПО на протяжении нескольких лет позволило нам собрать статистику по основным ошибкам, которые допускают заявители при самостоятельной подаче заявлений в реестр Минцифры
1. Ошибка №1: экземпляр ПО предоставлен не полный или в виде ссылки на сервис (сайт) или магазин приложений
Основные цели предоставления экземпляра программы на экспертизу:
- проверка соответствия программы заявленному функционалу (т.е. программа в действительности позволяет осуществлять те действия и обладает теми характеристиками, которые вы указали в графе заявления, посвященной описанию функциональных характеристик ПО, а также в технической документации на программу);
- проверка технологического стека на отсутствие запрещенных и/или ограничивающих распространение ПО на территории России сторонних компонентов (на сайте реестра и сайте ЦКИТ приведен запрещенных компонентов, однако этот перечень не исчерпывающий и постоянно пополняется, для точного определения наличия/отсутствия ограничений, необходимо знакомиться с условиями лицензии на соответствующий компонент).
Соответственно, для достижения указанных целей, эксперту необходимо ознакомиться с полным экземпляром ПО, включая как клиентскую, так и серверную часть (при наличии обеих). По этой же причине ссылки на сервис (сайт) или магазин приложений недостаточно, т.к. они не позволяют получить полный доступ к технологическому стеку.
Экземпляр программы может быть предоставлен следующими способами:
- в виде набора файлов для «ручной» установки,
- в виде автоматического установщика;
- в виде исходных текстов проектов и файлов .apk для приложений;
- посредством преднастроенного образа виртуальной машины с описанием файлов ПО, компонентов, микроконтейнеров и пр. (наиболее часто используется docker-образ);
- в виде удаленного доступа к инфраструктуре ПО с развернутым экземпляром ПО.
В исключительных, редких случаях, когда для работы ПО требуется специальное оборудование, осуществляется демонстрационный доступ к экземпляру ПО, когда посредством видеосвязи представители правообладателя демонстрируют работу ПО, его компоненты на своем оборудовании.
Таким образом, для включения в реестр российского ПО правообладателю потребуется предоставить на экспертизу полный экземпляр программы (программного комплекса).
2. Ошибка №2: предоставление экземпляра ПО для работы на запрещенной ОС
Согласно требованиям Правил, для всех сторонних компонентов и систем должны отсутствовать ограничения по распространению и использованию на всей территории России, включая вновь присоединенные регионы.
Но бывают на практике случаи, когда само ПО не содержит запрещенных компонентов, но экземпляр предоставлен для функционирования на ОС из списка запрещенных.
Необходимо помнить, что не только состав компонентов ПО, но и компоненты, используемые для функционирования предоставляемого на экспертизу экземпляра ПО, не должны относится к запрещенным или имеющим ограничения на использование/распространение.
В связи с чем, при подготовке экземпляра необходимо проверить и состав ПО (технологический стек), и среду его функционирования.
3. Ошибка №3: подтверждение прав на ПО только свидетельством Роспатента
Правила включения ПО в реестр российского программного обеспечения периодически меняются, дополняются. Раньше, для включения в Реестр, Свидетельство о регистрации ПО в Роспатенте и/или даже Свидетельство на товарный знак, принималось в качестве единственного документа, подтверждающего исключительное право правообладателя на ПО. Сейчас предоставление Свидетельства будет недостаточно.
Правообладателю необходимо предоставить целый комплект документов, которые подтверждают возникновение у него исключительного права на программу и по каждому основанию (если их несколько).
Например, если созданное программное обеспечение – результат служебной разработки, то необходимо предоставить внутренние документы (приказы), которыми оформлялось служебное задание на разработку ПО, а также принималось и ставилось ПО на учет в качестве нематериального актива.
Если для разработки привлекались сторонние компании или разработчики-фрилансеры, то необходимо предоставить договор на разработку / авторского заказа или договор отчуждения прав на ПО с такими лицами. При этом необходимо учитывать, в какой момент права на ПО считаются переданными заказчику: если с момента подписания акта приема-передачи, то к договору нужно приложить такой акт, если для перехода права требуется не только подписание акта, но и, например, полная оплата стоимости вознаграждения разработчику, то помимо акта необходимо будет приложить платежные документы, подтверждающие оплату услуг разработчика в полном объеме.
Таким образом, Свидетельство о регистрации ПО в Роспатенте и Свидетельство на товарный знак могут быть приложены лишь в качестве дополнительных документов, подтверждающих права правообладателя на ПО. Для включения программы в реестр российского ПО правообладатель предоставляет экспертам полный пакет документов, подтверждающих возникновение прав на программный продукт по каждому основанию.
4. Ошибка №4: формальные недочеты – отсутствие подписей, печатей в документах, неверное указание должности руководителя, плохое качество копии
Формальная сторона важна не менее, чем содержательная.
Если при проверке документов эксперт обнаружит, что в приложенном договоре проставлена подпись лишь одной из сторон, либо в приказах на разработку отсутствуют подписи части работников, или же не верно указана должность руководителя компании, который подает заявление и т.п., то в регистрации заявления будет отказано.
Также бывают случаи, когда при переводе из одного формата в другой или сжатии файла происходит сбой и в результате часть страниц искажается, либо же качество документа столь плохое, что невозможно прочитать написанное, то такие документы не примут.
Перед подачей заявления проверьте, что все файлы, которые планируется приложить, имеют все необходимые реквизиты и подписи, а также выполнены в качестве, позволяющем без труда ознакомиться с содержимым документа.
5. Ошибка № 5: не заполнение раздела по технической архитектуре программы
Один из разделов заявления посвящен описанию технической архитектуры программы. В нем, в частности, указывается, способ распространения ПО, инфраструктурные программные средства, реализация и прочее.
Однако данный раздел не отмечен как обязательный, в связи с чем, заявление можно подать и не заполняя его, чем многие пользуются. Тем не менее, игнорирование данного раздела неминуемо приведет только к одному – запросу со стороны экспертизы.
Срок для ответа на запрос экспертизы ограничен 20 рабочими днями, что может стать проблемой, например, в случае, если этот срок совпадет с отпуском технического специалиста, который отвечает за подготовку таких документов в организации.
До подачи же заявления, можно не только подготовить все необходимые документы и информацию по технической архитектуре, но также проверить свое ПО на наличие запрещенных компонентов (т.к. именно заполняя данный раздел правообладатель показывает какие сторонние компоненты и средства им использовались).
6. Ошибка №6: подача заявления от имени компании через личную учетную запись ее директора или учредителя
Нередко, в сознании компания ассоциируется с ее первыми лицами – директором (генеральным директором) или учредителем, или же совместно, если директор и учредитель совпадают. Однако, это разные субъекты.
Если правообладатель ПО – компания, заявка должна подаваться через учетную запись компании на ЕСИА. При этом для подписания заявления используется квалифицированный сертификат электронной подписи компании, выпущенный на ее руководителя.
Также при наличии доверенности, заявление может подать и подписать иное лицо. Доверенность необходимо приложить к заявлению.
Мы оказываем услуги как по регистрации программного обеспечения в Роспатенте, так и по включению в Реестр российского ПО.
С нашей помощью вы сможете избежать многих ошибок при подготовке документов. Многие ИТ-компании уже воспользовались нашими услугами и успешно включили свои программы в Реестр российского ПО.
