Оформление трудовых договоров онлайн
15 декабря 2021
22 ноября 2021 года были внесены изменения в Трудовой кодекс РФ, связанные с введением электронного документооборота (ЭДО) в области трудовых отношений.
С 01.01.2020 года уже были введены электронные трудовые книжки.
Теперь же работодатель и работник могут оформить онлайн в электронной виде и иные документы, связанные с работой, в частности:
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности,
- ученический договор,
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы,
- дополнительные соглашения о внесении изменений в вышеуказанные договоры,
- заявление об увольнении,
- приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания,
- и др.
Данное нововведение НЕ требует наличия дистанционного характера работы и позволяет сторонам оформлять документы онлайн БЕЗ дублирования на бумаге.
При этом ряд документов все же нельзя будет оформить в электронном виде, к примеру: акт о несчастном случае на производстве, журнал безопасности, приказ (распоряжение) об увольнении работника.
Для того, чтобы перейти на электронный оборот работодателю необходимо предпринять следующие действия:
- Принять локальный нормативный акт, которым вводится электронный документооборот, отразив в нем:
- сведения об информационной системе, с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭДО – это может быть собственная ИС работодателя или федеральная цифровая платформа «Работа в России» (на выбор);
- порядок доступа к ИС работодателя;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на ЭДО и дату введения ЭДО.
- Уведомить каждого работника о переходе на ЭДО.
- Получить письменное согласие работника на переход на ЭДО.
Исключения: лица, принимаемые на работу после 31.12.2001 и лица, у которых на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж.
Отсутствие согласия работника на ЭДО или отсутствие у него электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу или увольнения работника.
Следует отметить, что переход на электронное взаимодействие не лишает работника права получить кадровые документы или их копии на бумажном носителе.
Платформа «Работа в России» VS собственная ИС
В зависимости от выбранной ИС зависит порядок взаимодействия сторон.
Также от вида документа и вида ИС будет зависеть то, какая электронная подпись может использоваться:
- усиленная квалифицированная электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- простая электронная подпись.
Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. Работник также может использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
В случае выбора собственной ИС, все расходы по ее созданию, ведению, обслуживанию и пр., ложатся на работодателя. В то же время ведение ЭДО с использованием платформы «Работа в России» планируется осуществлять на безвозмездной основе.
Положения о взаимодействии как платформы «Работа в России», так и собственной ИС работодателя с порталом Госуслуг (ЕСИА) вступят в силу с 01.09.2022 г. В частности, работодатель сможет направлять электронные кадровые документы в личный кабинет работника на сайте Госуслуг.
С 01.03.2023 года будет действовать положение о единых требованиях к составу и форматам электронных кадровых документов.
Переход на электронный документооборот позволит упростить взаимодействие работодателя и работников (как офисных, так и дистанционных), существенно ускорить обмен кадровыми документами, отследить хронологию, а также обеспечит возможность работнику в режиме онлайн ознакомиться со всеми кадровыми документами.